Tien tips voor zakelijke e-mails

Mailen, we kunnen niet meer zonder. En we willen – vooral bij nieuwe of potentiële klanten – met onze zakelijke e-mails efficiënt, klantvriendelijk, beleefd en to the point overkomen. Dat is professioneel en draagt bij aan een krachtige, zakelijke uitstraling. Zakelijke e-mails met taalfouten, een rommelige tekst, een te popi aanhef en berichten voorzien van een eindeloze sliert voorafgaande correspondentie dragen daar niet aan bij. Om nog maar te zwijgen over de mails met gevoelige informatie die per ongeluk naar de hele groep zijn gemaild, inclusief de persoon over wie je die gevoelige informatie schrijft. Ai.

 

Dus heeft uw taalpolitie tien tips verzameld voor tiptop verzorgde zakelijke e-mails.

 

1          Geachte, Beste of Hallo?

Een zakelijke mail is gelijk aan een zakelijke brief. Begin zakelijke mails dus met: Geachte mevrouw, of: Geachte heer De Vries. Beste Jan of Dag Ingrid mag ook, als je de ontvanger goed kent en tutoyeert. Beter niet: Hallo Piet (te plat en te informeel) of Beste mevr. Jansen (afkortingen in de aanhef, daarmee laat je zien dat je de lezer niet serieus neemt, want je doet weinig moeite).

 

2          Groetjes!?

Onderteken je mail met: Met vriendelijke groet of Met vriendelijke groeten. Met hartelijke groeten kan ook. Zet je contactgegevens eronder (maar geen ellenlange bedrijfsboodschap, zoals tegenwoordig veel bedrijven doen).

Beter niet: Groetjes (te informeel), M vr gr of gr. Gn fkrtngn! Zie tip 1 laatste zin. Zelf denk ik altijd als iemand Gr schrijft: ben je boos?

 

3          Deel de tekst duidelijk in. Eén onderwerp per alinea. Eén alinea heeft maximaal vier of vijf regels. Schrijf zo kort mogelijk.

 

4          Gebruik de onderwerpregel. Schrijf hierin kort en krachtig waar de mail over gaat. Vergeet niet de onderwerpregel aan te passen als je een oude mail gebruikt (zie ook tip 10).

 

5          Wees voorzichtig met de bcc-knop. Bcc betekent: blind carbon copy. De geadresseerden onder bcc krijgen de mail ook, maar dat zien de anderen niet. Het kan leiden tot verdeel-en-heerspolitiek en het draagt niet bij aan openheid of een transparante bedrijfscultuur.

 

6          Check de mail ALTIJD vóór je hem verzendt. Is de boodschap duidelijk? Niks vergeten? Spelling en formulering in orde? De juiste geadresseerden geselecteerd?

 

7          Mail nooit als je geïrriteerd of boos bent. Een geschreven tekst kan veel botter, harder of vervelender overkomen dan een gesproken tekst. Boze mails maken de zaak vaak erger dan hij is. Zeker als je ook alle collega’s cc’t. Hetzelfde geldt voor slecht nieuws en voor persoonlijke of gevoelige informatie. In dat geval: beter bellen of op bezoek gaan.

 

8          Doseer. Overspoel de ander niet met e-mails.

 

9          Reageer snel. De algemeen aanvaarde norm is: antwoord binnen 48 uur.

 

10        Schoon op. Het komt rommelig over als de hele eerdere correspondentie als een lange sliert onderaan je bericht hangt. Vaak staan daar ook nog dingen in die jou niets aangaan.