Doe niet zo deftig

Geachte mevrouw Albers,

U bent voornemens een aanvullende verzekering betreffende ziektekosten bij onze firma af te sluiten. Hiervoor zeg ik u gaarne dank. Conform onze afspraak doe ik u hierbij toekomen een tweetal documenten aangaande uw verzekering, alsmede het formulier betreffende de Wijziging Eigen Bijdrage Restitutieregeling. Alvorens de procedure voor restitutie inzake uw eigen bijdrage gestart kan worden, dient dit formulier volledig ingevuld te worden geretourneerd, zulks voorzien van een handtekening. Tevens wijs ik u erop dat dit schrijven slechts eenmaal wordt verzonden.

Vertrouwende u hiermede voldoende geïnformeerd te hebben,

verblijf ik,

Hoogachtend,

Mw. E. P. M. de Boer

Klantendienst Goedverzekerd.nl

Deze briefschrijver heeft last van de deftigetaalziekte. Te herkennen aan het ouderwetse en formele taalgebruik: conform, doe ik u toekomen, aangaande, betreffende, dient, dit schrijven, verblijf ik. Van de deftigetaalziekte hebben niet alleen medewerkers van verzekeringsmaatschappijen last. Ook ambtenaren en beleidsmedewerkers kunnen eraan lijden. En mensen die niet vaak schrijven zijn er soms ook gevoelig voor. Gaan ze ineens deftig en ingewikkeld doen.

Is de deftigetaalziekte erg? Ja. Want:
1 ambtelijke taal maakt brieven moeilijk leesbaar. Zeker in combinatie met de lijdende vorm, zoals in deze brief: gestart kan worden, dient ingevuld te worden, wordt verzonden.

2 deze brieven kosten een bedrijf extra tijd. Immers, als de klant er niets van begrijpt, staat de volgende dag de telefoon roodgloeiend.

3 het bedrijfsimago wordt er niet beter op. Prettig en vriendelijk overkomen is een eerste vereiste in de moordende concurrentiestrijd.

Als het niet zo mag, hoe dan wel? Schrijf verzorgde spreektaal. Ja, spreektaal. Niet van: hoi en doei, ff, de groetjes en ‘me moeder’. Maar wel: schrijven alsof je tegen je moeder praat. Het grote voordeel: je krijgt automatisch een natuurlijke, prettig leesbare schrijfstijl. Dat komt omdat onze hersenen als het ware ‘wakker schrikken’ van spreektaal. Je moet af en toe iets zinnigs kunnen terugzeggen. Door die alertheid komt de tekst beter over en onthoud je beter wat er staat. Schrijf dus vriendelijk, zakelijk en duidelijk. En bekijk eerst even deze alternatieven voor ouderwetse en formele woorden. Veel succes!

Kom je er niet uit? Laat je mailadres achter in het reactievak en krijg GRATIS deze brief in duidelijke taal!